办公室打印输出难以控制浪费现象严重

在普利司通位于上海的办公室内，之前放置着复印机等单一功能的办公设备约20台，如此众多的机器给日常办公带来了很多问题。该公司企划管理部部长室冈隆志先生讲到“哪个人用了哪个设备，使用的情况怎么样，是很难掌握的。所以，想要缩减打印张数，却也没有找到什么有效的手段。除了呼吁削减输出用纸之外，就没有其他的对策了”。

在业务方面，也有不少的课题。员工如果不马上去取自己输出的文件，就可能会混在其他员工输出的文件里，有时也会出现被别人错拿等现象。该公司的IT运营担当沈梦思先生说“特别是业务非常繁忙的时候，会忘记办公设备上输出的文件，到回家时才想起来，这样的情况也是时有发生的”

由于办公设备故障应对等管理工作量也很大，因此影响到了IT部门制定战略性IT管理方案的核心业务。

利用现有员工工作证 有效实现复合机的认证管理

在选择办公设备时候主要有两个选择条件。既要能掌握办公设备的使用情况，又要使发出输出指令的本人才能将打印文件取出。“选定柯尼卡美能达的理由，是因为可以满足我们所有的要求，而且实现这些要求的方法比其他任何一家公司都要简单、合理”沈先生这样介绍道。

具体实现这些要求的方法，关键是使用了ＩＣ卡，柯尼卡美能达的复合机可以通过ＩＣ卡认证打印，实现了只有本人才能拿到自己输出文件的功能。而普利司通（中国）本来就有发给员工作为工作证的ＩＣ卡，用于进出公司的门禁系统。柯尼卡美能达复合机可以将现有的ＩＣ卡（工作证）继续使用于认证打印功能上。

“工作证的话，每个人都有。如果可以运用在打印认证方面，就省去了发新卡和管理２张卡的工作了。无需增加工作量和成本，就能够引进和使用，这点非常的好”（室冈部长）。除了ＩＣ卡之外，管理软件也深受好评。柯尼卡美能达可以提供输出张数统计和分析软件等一些使复合机更加便于管理，有效运用的软件。柯尼卡美能达产品优越的使用界面，丰富的功能，非常值得信赖，沈先生评价说，“感受到柯尼卡美能达的用户管理系统很完善”。

利用管理软件控制输出张数及提高安全性

普利司通原有的约20台办公设备，已替换成柯尼卡美能达的彩色复合机bizhub C451和bizhub C550共计5台。现约有200名左右的员工在使用。成功导入了柯尼卡美能达解决方案之后，员工取输出文件，一般都会在比较方便的时候一次性去取自己输出的文件。室冈部长感言道，“这样也节省了来回取文件的时间，改善后的效果虽然看不到，但是贡献却很大。现在要是回到以前的工作方式，工作效率肯定是会下降的”。正是由于新安装了IC卡认证功能，改善了工作方式，提高了工作效率。

此外，在削减办公设备运行成本方面，也取得了很好的效果。每个员工的输出张数可以进行具体的统计和分析。所以间接地限制了员工的输出量。输出数量在刚开始使用的半年里就减少了10%。作为下一个阶段的管理，采取了通知所有员工各自的输出张数的措施后，输出张数明显下降了。通过提升员工的节约意识，取得了削减输出量的效果。“下了输出指令后，如果不要输出了，可以在操作面板上取消打印，没有打印出来的文件，系统也会在几小时后自动删除文件。这样一来，输出量自然就减少了”沈先生还这样解释道。

输出文件被错取或随意放置的现象也因为引进了IC卡认证打印，变成由本人确认后再输出的方式。沈先生说“输出文件的随意放置已经没有了，被错取的情况也减少到了很低限度。由此可以看出，安全性方面也提升到了很高的水平”沈先生认为导入了柯尼卡美能达解决方案后实现了比预期更大的效果。

在其他方面，例如减少了设备数量，相对的故障应对的管理工作量也减少了约40%，增加了在核心业务上投入的时间。放置空间和电费等的减少也成为削减成本的一部分，为公司带来了各种益处。

该公司今后也会不断对办公环境进行改善“现阶段如果员工信息发生变化，要到各个复合机中注册登录。总有一天，会考虑引进注册工作一次性就能实现的管理工具”沈先生也谈到了今后的构想。通过柯尼卡美能达的支持，普利司通全面优化办公环境，以期待实现提高工作效率，成本削减，加强安全性等方面，从而更加提升企业自身价值。

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