柯尼卡美能达图文档全生命周期解决方案

重构业务流程管理体系 实现图文档全生命周期数字化管理

此前，该设计院的文件流转流程不清晰，缺乏统一管理，图纸经常不能准时交付。尽管员工经常加班，也仍然有大量文件不能及时输出。为此，柯尼卡美能达为其重构了业务流程驱动档案管理体系，全面梳理及调整了文件出版、档案管理等流程，逐步引导该设计院实现了图文档生命周期的数子化管理。柯尼卡美能达图文档全生命周期解决方案主要包含“享印ECM系统”（以下称“ECM”）和“Scanpath扫描捕获系统”（以下称“Scanpath”）两大系统。

ECM为该设计院提供了一个电子文件管理及协同办公的统一平台，涵盖了组织运营涉及的图文档管理、协同办公、审批管理、无纸化、数据安全管理等内容，可支持整个企业文档内容生命周期内各个阶段的信息管理、协同和应用。设计人员只需从该系统下载图纸模板，进行图纸设计；设计完成后，通过大屏审图系统进行会审，会审后可实现图纸批量化电子版归档并加载电子签名；出版中心接到出版单后，进行文件的出版及盖章；盖章后的文件将进行统一分发及扫描归档。此外，柯尼卡美能达Scanpath可自动识别图框中的工程名、编号、阶段并按规则重命名；ECM读取Scanpath重命名后的文件，将被导入到系统中对应的项目文件夹中，如此，各相关部门就可以在系统中实现关键词查询、读取，并可调用项目各阶段的文件，如有需要还可以随时从系统中调用已归档文件，进行二次输出。

 
重构后的设计院业务流程驱动档案管理体系

完善硬件及软件系统 有效提升效率&杜绝信息外泄

之前，该设计院很多设计图纸都需要外包到快印店输出，不仅效率低下，而且有时内部的一些机密信息也会在外包的同时被泄露出去，信息安全存在很大隐患。为此，柯尼卡美能达在该设计院原有设备的基础上，为其导入了柯尼卡美能达高速彩色多功能复合机bizhubC754/C654及ECM、Scanpath等文档流转及管理系统；同时通过结合现有的员工域账号和员工卡，帮助该设计院实现了刷卡认证输出配合，这一系列措施不仅提升了该设计院的业务效率，也帮助其构建了集中管理、安全共享内容平台，提高了内部协同能力并规范了数据管理，实现了对信息安全的严格管控。

 
柯尼卡美能达高速彩色多功能复合机 bizhub C754

提供人性化服务 提升用户满意度

当前国内文印输出普遍存在浪费现象，该设计院也不例外。文印中心浪费较为严重，设备状况不佳，每年需投入20多万元进行设备的更新和维护，难以实现成本的合理管控，为了帮助该设计院有效管控成本、提高服务质量，柯尼卡美能达为该设计院派驻了驻场人员负责出版业务及档案管理业务，同时为设计院提供了抄表服务以保证机器的良好运行状态，还可根据设备使用状况及时提供硒鼓等耗材。若机器发生故障，柯尼卡美能达也能保证以最快时间响应，从而帮助该设计院每月节约了20%左右的成本并大幅提升了用户满意度。

秉承“一切以客户为中心”的企业服务理念，柯尼卡美能达为设计院用户度身定制的图文档全生命周期解决方案，将ECM、Scanpath等文档流转及管理软件与柯尼卡美能达硬件无缝连接，助力其全面推进了数字化交付进程。未来，柯尼卡美能达将继续为不同行业用户开发满足其需求的个性化解决方案，提升企业核心竞争力，帮助其顺应现代数字化发展趋势。

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